Paperless-ngx: Den "Senden"-Button reparieren und E-Mail-Funktionen freischalten
Wer Paperless-ngx frisch aufgesetzt hat, kennt das Szenario: Man klickt oben rechts auf das Menü "Senden" -> "E-Mail", und das lokale Mail-Programm öffnet sich. Doch die Ernüchterung folgt sofort: Im Text steht oft ein Link wie http://localhost:8000/documents/12, mit dem der Empfänger rein gar nichts anfangen kann.
Gleichzeitig fragen sich viele: "Wie kann ich eigentlich das PDF selbst versenden, statt nur einen Link?"
Die Antwort liegt in der Konfigurationsdatei. In diesem Guide zeige ich dir detailliert, wie du beide Varianten aktivierst.
Die Schaltzentrale: docker-compose.env
Alle Einstellungen nehmen wir in der Umgebungsvariablen-Datei vor. Meistens heißt diese docker-compose.env und liegt im selben Ordner wie deine docker-compose.yml.
(Falls du keine separate .env-Datei nutzt, trägst du diese Werte direkt in der docker-compose.yml unter dem Abschnitt environment: beim webserver-Container ein).
1. Den Link-Versand reparieren (PAPERLESS_URL)
Damit der Button im Browser einen funktionierenden Link generiert, muss Paperless wissen, wie seine öffentliche Adresse lautet.
Füge folgende Zeile hinzu oder passe sie an:
Bash
# Die Adresse, unter der dein Paperless von außen (oder im Netzwerk) erreichbar ist PAPERLESS_URL=https://paperless.deine-domain.de
Details zur Konfiguration:
Kein Trailing Slash: Schreibe die URL am besten ohne Schrägstrich am Ende (also nicht ...de/).
Https vs. Http: Wenn du ein SSL-Zertifikat nutzt (was empfohlen ist), achte unbedingt auf das https://.
Nur lokal? Wenn du Paperless nur zu Hause nutzt, trage hier die IP-Adresse deines Servers ein, z. B. http://192.168.178.50:8000. Dann funktionieren die Links zumindest für alle Geräte in deinem WLAN.
2. Den echten PDF-Versand aktivieren (SMTP)
Um Dokumente physisch als Anhang zu versenden (via Workflow), muss Paperless selbst E-Mails verschicken können. Dafür braucht es Zugang zu einem Postausgangsserver (SMTP).
Füge diesen Block in deine Konfiguration ein:
Bash
# SMTP-Konfiguration (Beispiel für typische Provider) PAPERLESS_EMAIL_HOST=smtp.gmail.com PAPERLESS_EMAIL_PORT=587 PAPERLESS_EMAIL_HOST_USER=deine-adresse@gmail.com PAPERLESS_EMAIL_HOST_PASSWORD=dein-geheimes-app-passwort PAPERLESS_EMAIL_USE_TLS=true PAPERLESS_EMAIL_USE_SSL=false PAPERLESS_EMAIL_FROM=deine-adresse@gmail.com
Wichtige Details zur Konfiguration:
Der Port (587 vs. 465):
Die meisten modernen Anbieter (Gmail, GMX, Office365) nutzen Port 587 in Kombination mit PAPERLESS_EMAIL_USE_TLS=true.
Manche ältere Konfigurationen verlangen Port 465. Wenn du Port 465 nutzt, musst du meist PAPERLESS_EMAIL_USE_SSL=true und ...TLS=false setzen.
Das Passwort (Achtung bei 2FA!):
Wenn du bei deinem E-Mail-Anbieter die 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert hast (was du solltest!), funktioniert dein normales Login-Passwort hier nicht.
Du musst dich bei deinem E-Mail-Provider einloggen und ein sogenanntes "App-Passwort" erstellen. Dieses generierte Passwort trägst du dann bei PAPERLESS_EMAIL_HOST_PASSWORD ein.
PAPERLESS_EMAIL_FROM: Manche Server lehnen Mails ab, wenn der Absender nicht explizit definiert ist. Trage hier sicherheitshalber die gleiche Adresse wie beim User ein.
3. Änderungen übernehmen
Damit Paperless die neuen Einstellungen einliest, musst du die Container neu starten. Führe dazu im Terminal (in deinem Paperless-Ordner) folgenden Befehl aus:
Bash
docker-compose down && docker-compose up -d
Fazit: Du hast jetzt die Wahl
Nach dieser Konfiguration bist du maximal flexibel:
Schnellinfo an Kollegen: Du nutzt den Button "Senden > E-Mail". Paperless öffnet dein Outlook/Mail-App und fügt den korrekten Link ein. Perfekt für interne Abstimmungen.
Rechnung an Kunden: Du erstellst einen Workflow in Paperless (z. B. wenn Tag = "Zu versenden"). Paperless nutzt die SMTP-Daten, holt das PDF und sendet es als echten Anhang raus.
So wird aus dem einfachen Dokumentenarchiv eine aktive Kommunikationszentrale!