Paperless-ngx: So teilst du Dokumente ganz einfach mit deiner Steuerberaterin
Wer kennt es nicht? Die Steuererklärung steht an und das Sammeln von Belegen in Schuhkartons oder chaotischen E-Mail-Anhängen nervt. Wenn du Paperless-ngx nutzt, hast du den ersten Schritt zum papierlosen Büro schon getan.
Aber wusstest du, dass du deiner Steuerberaterin direkten Zugriff auf deine digitalen Ordner geben kannst – ohne dass sie dein gesamtes Archiv (und deine privaten Briefe) sieht? Hier ist die Anleitung für alle, die keine IT-Experten sind.
Schritt 1: Das „Schlagwort“ (Tag) erstellen
In Paperless arbeiten wir nicht mit klassischen Unterordnern, sondern mit Tags. Denk an diese Tags wie an bunte Klebezettel.
Gehe in deinem Paperless-Menü auf Tags.
Erstelle einen neuen Tag, zum Beispiel: „Steuer 2025“.
Wähle eine auffällige Farbe (vielleicht ein „Finanzamt-Grün“?), damit du ihn sofort erkennst.
Schritt 2: Einen Benutzer für die Steuerberaterin anlegen
Damit deine Beraterin sich einloggen kann, braucht sie einen eigenen Zugang.
Klicke auf das Zahnrad (Einstellungen) und dann auf Benutzer & Gruppen.
Erstelle einen neuen Benutzer (z.B. „stb_meier“).
Wichtig: Gib ihr ein sicheres Passwort, das du ihr später separat mitteilst.
Schritt 3: Die „Nur-Lesen“-Magie
Jetzt kommt der entscheidende Teil. Wir wollen, dass sie die Dokumente sehen, aber nicht löschen oder deine privaten Stromrechnungen lesen kann.
Gehe zurück zu deinem Tag „Steuer 2025“.
Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (den Stift).
Wechsel zum Reiter Berechtigungen.
Wähle unter „Anzeige-Berechtigung“ den Namen deiner Steuerberaterin aus.
Lass die „Änderungs-Berechtigung“ leer! So kann sie nichts versehentlich löschen.
Schritt 4: Dokumente zuweisen
Alles, was du jetzt mit dem Tag „Steuer 2025“ markierst, erscheint automatisch im Account deiner Steuerberaterin. Den Rest deines Archivs sieht sie nicht – deine Urlaubsfotos und privaten Liebesbriefe bleiben also privat.
Pro-Tipp: Schicke deiner Steuerberaterin einfach den Link zu deiner Paperless-Instanz und die Zugangsdaten. Sie kann sich die Belege dann selbst als PDF herunterladen, wann immer sie Zeit hat. Kein „Ich schick dir die Mail nochmal“ mehr!