📋 Wer suchet..
Schnell und einfach Dokumente finden - auch ohne IT-Kenntnisse ;)
🔍 Einfache Suche
Grundregeln
- Alle Wörter müssen vorkommen: Rechnung Strom findet nur Dokumente mit beiden Begriffen
- Groß-/Kleinschreibung egal: RECHNUNG = rechnung = Rechnung
- Automatische Vervollständigung: Paperless schlägt Begriffe vor
Praktische Beispiele
Versicherung Auto → Findet alle Auto-Versicherungsdokumente Vertrag Handy → Mobilfunkverträge Arzt Rechnung 2024 → Arztkosten vom aktuellen Jahr
🎯 Erweiterte Suche
UND / ODER Verknüpfungen
Suche | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
UND oder AND | Beide Begriffe müssen da sein | Strom UND Rechnung |
ODER oder OR | Mindestens ein Begriff | Miete ODER Nebenkosten |
NICHT oder NOT | Begriff ausschließen | Bank NICHT Werbung |
Anführungszeichen für exakte Begriffe
"Deutsche Bank" → Exakt dieser Name "Konto-Nr. 123456" → Präzise Kontonummer "Dr. med. Schmidt" → Vollständiger Arztname
🏷️ Nach Kategorien suchen
Tags (Schlagwörter)
tag:Steuer → Alle Steuer-Dokumente tag:"Auto Werkstatt" → Tag mit Leerzeichen tag:Wichtig tag:2024 → Mehrere Tags kombinieren
Absender (Correspondent)
correspondent:Telekom → Alle Telekom-Dokumente correspondent:"Allianz AG" → Firmenname mit Leerzeichen
Dokumenttyp
type:Rechnung → Alle Rechnungen type:Vertrag → Alle Verträge type:Brief → Alle Briefe
📅 Datumssuche
Einfache Datumssuche
created:2024 → Dokumente aus 2024 created:2024-03 → März 2024 created:2024-03-15 → Exakt 15. März 2024
Datumsbereiche
created:[2023 TO 2024] → Von 2023 bis 2024 created:[2024-01 TO 2024-06] → Erstes Halbjahr 2024 created:[2024-03-01 TO 2024-03-31] → März 2024
Relative Datumsangaben
created:heute → Heute hinzugefügt created:gestern → Gestern hinzugefügt created:"letzter monat" → Letzten Monat created:"letzte woche" → Letzte Woche
🔤 Wildcards & Sonderzeichen
Wildcards (Platzhalter)
Zeichen | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
* | Beliebige Zeichen | Rech* findet "Rechnung", "Recht", "Rechtsanwalt" |
? | Ein einzelnes Zeichen | M?ller findet "Müller", "Möller", "Miller" |
Praktische Wildcard-Beispiele
Vertrag* → Vertrag, Verträge, Vertragsbedingungen Tel* → Telefon, Telekom, Telefonrechnung *bank* → Sparkasse, Deutsche Bank, Bankverbindung Dr? → Dr., Dr, (verschiedene Schreibweisen)
🔧 Knifflige Lösungen
Problem: Umlaute und Sonderzeichen
✅ Funktioniert: Müller ODER Mueller ODER Muller → Alle Schreibweisen "ä" ODER "ae" → Umlaut-Alternativen ❌ Falls Probleme: Verwende *ller statt Müller
Problem: Zusammengesetzte Wörter
✅ Besser suchen: Kranken*versicherung ODER "Krankenversicherung" Auto*werkstatt ODER Autowerkstatt ODER "Auto Werkstatt"
Problem: Dokument nicht gefunden
1. Prüfe OCR-Qualität: Ist Text erkennbar? 2. Verwende Wildcards: *teilbegriff* 3. Suche nach Alternativbegriffen: GmbH ODER "Co. KG" ODER AG 4. Prüfe Datumsbereich: created:[2020 TO 2024]
Problem: Zu viele Ergebnisse
Spezifischer werden: ❌ Bank ✅ correspondent:"Deutsche Bank" type:Kontoauszug created:2024
📊 Praktische Alltags-Suchen
Haushaltsführung
Strom ODER Gas ODER Wasser → Alle Nebenkosten type:Rechnung created:"letzter monat" → Letzte Rechnungen tag:Garantie created:[2020 TO *] → Gültige Garantien
Steuer & Finanzen
tag:Steuer created:2023 → Steuerunterlagen 2023 correspondent:Bank type:Kontoauszug → Kontoauszüge Spende ODER Donation created:2024 → Spendenbelege
Gesundheit
correspondent:"Dr.*" type:Rechnung → Alle Arztrechnungen Rezept ODER Medikament → Medizinische Belege tag:Krankenversicherung → Versicherungsbelege
Auto & Verkehr
tag:Auto (Werkstatt ODER Reparatur ODER TÜV) → Alle Autoreparaturen correspondent:Tankstelle ODER "Shell" ODER "Aral" → Tankbelege Versicherung Auto ODER KFZ → Auto-Versicherung
⚡ Profi-Tipps
Gespeicherte Suchen erstellen
- Komplexe Suche eingeben
- ⭐ "Ansicht speichern" klicken
- Namen vergeben (z.B. "Steuer 2024")
- Schnellzugriff über Dashboard
Kombinierte Suchen
(Rechnung ODER Invoice) UND created:2024 UND correspondent:Amazon tag:Wichtig UND (type:Vertrag ODER type:Bescheinigung)
Suche optimieren
- Kurze Begriffe: Tel statt Telefonnummer
- Häufige Begriffe: Nutze Tags für wiederkehrende Suchen
- Platzhalter nutzen: *rechnung findet auch Stromrechnung
🆘 Wenn gar nichts funktioniert
- Prüfe die Schreibweise: Tippfehler sind häufig
- Verwende Wildcards: *begriff*
- Suche breiter: Weniger spezifische Begriffe
- Prüfe Filter: Sind aktive Filter gesetzt?
- OCR-Problem: Ist der Text im Dokument erkennbar?
💡 Merksatz: Lieber mit einfachen Begriffen starten und dann präzisieren, als gleich zu kompliziert suchen!